Brøndby Kommunes whistleblower-ordning

På baggrund af lov om beskyttelse af whistleblowere har Kommunalbestyrelsen i Brøndby Kommune besluttet rammerne for etableringen af en whistleblower ordning i Brøndby Kommune.

Formålet med ordningen er at:

• Sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder
• Beskytte ansatte, som indgiver oplysninger
• Sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af grove fejl og ulovligheder i Brøndby Kommune

Ordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl, utilfredsstillende forhold mv. Sådanne situationer bør i første omgang søges løst ved henvendelse til fx egen leder, tillidsrepræsentant eller HR afdeling.

Medarbejdere kan dog til en hver tid kontakte whistleblowerordningen, hvis man ikke føler sig tryg ved at bruge de almindelige kanaler, eller den ansatte har henvendt sig hertil, uden at der er blevet taget hånd om forholdet.

Formålet med whistleblower politikken er at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer og skabe tryghed omkring brug af ordningen.

Oplysninger kan indberettes af alle kommunens ansatte samt tidligere ansatte, som er fratrådt inden for det seneste år. Oplysninger kan endvidere indberettes af kommunens samarbejdspartnere med samarbejdsrelationer inden for det seneste år. Oplysninger skal indgives i god tro.

Whistleblowerordningen behandler kun oplysninger om alvorlige forhold. Det kan fx være:

• Strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane, herunder af seksuel karakter, og
• Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Er du i tvivl om, hvorvidt du skal indgive oplysninger om et forhold eller ej, bør du ikke holde dig tilbage. Vi besvarer, vejleder og foretager en vurdering i hvert enkelt tilfælde. Hvis et forhold ikke er omfattet af whistleblowerordningen, vil du få at vide, at vi ikke vil behandle oplysningerne, og vi vil så vidt muligt informere dig om, hvor du i givet fald så skal henvende dig med forholdet.

Whistleblowerordningen er forankret i Juridisk Team, staben for Politik og Organisation, som har ansvaret for en forsvarlig varetagelse af ordningen. I konkrete sager, hvor Juridisk Team vurderes at være inhabile, varetages sagsbehandlingen af HR-afdelingen.

Eventuelle indberetninger om direktion eller borgmester behandles af et advokatfirma efter indledende vurdering af Juridisk Team med henblik på afklaring af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde.

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af forholdet.

Viser indberetningen sig at være åbenbart ubegrundet, bliver den afvist og slettet i systemet, og personen, der har indberettet sagen, vil få besked herom. Har man indberettet uden anonymitet, får man besked direkte. Har man indberettet anonymt, vil svaret ligge i internetportalen.

Konkluderer den indledende undersøgelse, at indberetningen kan vise sig at være begrundet, underkastes den en nærmere undersøgelse. Sagen behandles internt. Når sagen er færdigbehandlet, slettes den i whistleblowersystemet.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Når politiet (og eventuelt domstolene) har færdigbehandlet sagen, og en eventuel ankefrist er udløbet, bliver sagen slettet i systemet.

Alle indberetninger skal indgives i god tro. En ubegrundet indberetning kan få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne kan identificeres.

Indberetning sker via internetportalen. Find linket øverst på siden, og følg anvisningerne undervejs.

Du kan indberette skriftligt eller ved at indtale en lydfil. Ved indberetning via portalen krypteres din indberetning.

Der kan ikke foretages indberetning på andre måder, som fx ved at sende en e-mail til Juridisk Team, da der er tale om potentielt fortrolige personoplysninger, der ikke må sendes ukrypteret.

Du kan vælge at være anonym, se nedenfor.

Foretager du en indberetning, får du mulighed for på et senere tidspunkt at kunne logge dig anonymt på systemet og se, om whistleblowerenheden har stillet spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. En eventuel efterfølgende dialog er 100 % anonym og beror alene på, om du logger på systemet og besvarer whistleblowerenhedens spørgsmål.

Vælger du ikke at indberette anonymt, får du en advis, når/hvis der ligger en meddelelse til dig fra whistleblowerenheden i portalen.

Du vælger selv, om du vil være anonym, når du indberetter.

Vælger du at indberette uden at være anonym, vil Brøndby Kommune i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt. Indledes der en retssag mod den person, du har indberettet om, risikerer du dog som ikke-anonym at blive indkaldt som vidne i retssagen.

Alle indberetninger indgivet i god tro er beskyttet mod enhver form for repressalier. Enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Systemet, du indberetter i via portalen, sikrer, at al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Det er alene whistleblowerenheden, der har adgang til sagsbehandlingsdelen i systemet.

IP-adresser og maskin-ID logges ikke. Du skal være opmærksom på, at din aktivitet på din arbejds-pc logges. Bruger du din arbejds-pc, vil en logning vise, at du har været på indberetningssiden, men dog ikke vise hvad du har indberettet. Under alle omstændigheder anbefales det, at du anvender en privat pc eller anden device, når du indberetter.

De personer, som oplysningerne handler om, vil normalt blive underrettet, hvis indberetningen om dem kan vise sig at være begrundet. Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår underretningen kan finde sted, sådan at underretningen ikke får konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt for indsamlingen af dokumentation.

Personen har ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger. Personen, som oplysningerne handler om, er part i sagen og opnår de almindelige forvaltningsretlige partsrettigheder, fx partshøring, begrundelse, partsindsigt mv.

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at foretage undersøgelser eller afgive oplysninger, er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.

Spørgsmål til whistleblowerordningen kan rettes til stabschef Karen Kjeldgård Petersen, tlf. 43 28 21 08.