Indkøbspolitik

I Brøndby Kommune er vi optaget af vores indkøb og forbrug, fra de udbud vi gennemfører. Vi køber varer og tjenesteydelser for over 1 milliard kroner årligt og der er derfor et stort økonomisk, socialt og bæredygtigt potentiale forbundet med at inddrage kommunens mange faglige kompetencer igennem hele udbudsprocessen.

Effektiviseringen på indkøbsområdet skal også i de kommende år bidrage til at styrke fagområdernes muligheder for at kunne indkøbe varer og tjenesteydelser af høj kvalitet, til den bedst mulig pris og den mindst mulige klimapåvirkning.

Som en offentlig institution, skal Brøndby Kommune selvfølgelig være med til at drive den grønne omstilling frem - også gennem vores indkøb. Kommunens indkøbspolitik støtter op om de delmål og indsatser, som er vedtaget i ’Klimaplan for Brøndby’. Den beskriver, hvordan vi i de kommende år vil omsætte de konkrete målsætninger til handling i hverdagen.

Formålet med indkøbspolitikken, er på den ene side at sætte rammerne for kommunens mange indkøbsansvarlige og give dem et overblik over de særlige indsatser, som skal prioriteres de kommende år. På den anden side, så bidrager indkøbspolitikken til at tydeliggøre det fokus, som Brøndby Kommune har på miljø, samfundsmæssig ansvarlighed og økonomi, når vi vælger vores leverandører af varer og tjenesteydelser.

Indkøbspolitik er både et nationalt internationalt og et lokalt anliggende. Vi skal handle der, hvor vi kan gøre en forskel for kommunens mange borgere og ansatte, samtidig med at vi sætter fokus på miljø og klima.
Dette opnår vi blandt andet gennem en professionel udbudsproces, et stærkt samarbejde på tværs af Brøndby Kommune, samt, samt via dialog med vores potentielle leverandører.

På kommunalbestyrelsens vegne,

Maja Højgaard
Borgmester

Brøndby Kommunes indkøbspolitik sætter retningslinjen og rammerne for, hvordan Brøndby Kommune får indgået de bedste kontrakter. Hvert år køber Brøndby Kommune for over 1 mia. kr. og ved at strømline indkøbene, kan Brøndby Kommune opnå stordriftsfordele og og dermed opnå lavere priser, bedre kvalitet og højere service.

Brøndby Kommune har både et ansvar for, at borgernes penge bliver brugt på bedst mulig vis, men har også en indflydelsesrig mulighed for at påvirke det nærliggende miljø og globale klima via Brøndby Kommunes indkøb. Strategi Brøndby 2030 og Klimaplan for Brøndby har givet bæredygtighed en endnu større og central placering, hvilket tydeligt skal komme til udtryk, når kommunen køber varer og tjenesteydelser. Brøndby Kommune skal handle, der hvor det gør en forskel - og vi kan gøre en stor forskel.

Indkøbspolitikken skal tydeliggøre, at Brøndby Kommune ved valg af leverandører tager ansvar. De mål vi i Brøndby Kommune stiller til os selv og Kommunens leverandører i indkøbspolitikken, er tredelt; vi tænker indkøb med miljømæssigt-, socialt-, og økonomisk fokus. Derudover arbejder kommunen aktivt med bæredygtighed, hvor ’e-handel’ og ’samarbejde’ spiller en afgørende rolle for at nå Brøndby Kommunes bæredygtige mål.

Indkøbspolitikkens visioner skal ud og leve, og der skal handling bag ordene. Det sker bl.a. gennem udbudsprocessen, hvor indkøbspolitikkens målsætninger bliver omsat til konkret handling.

De første skridt mod at fremme den grønne omstilling, starter med at Brøndby Kommune holder fokus på det generelle forbrug og kun foretager nødvendige køb og investeringer. Frem mod år 2030, er det politisk besluttet i Klimaplan for Brøndby, at Brøndby Kommune skal begrænse indkøb på udvalgte varegrupper med 2 pct. om året. I mange tilfælde vil det være muligt helt at forebygge et indkøb, ved at vurdere det reelle behov, eller ved at forsøge at reparere eksisterende varer. I de tilfælde hvor det er nødvendigt at indkøbe nyt, sættes der fokus på at udvide produkternes anvendelsesperiode, ved bl.a. at indkøbe produkter af højere kvalitet, stille krav til udvidet garanti og tilgængelige reservedele. På den korte bane kan det være dyrere at indkøbe produkter af bedre kvalitet, men når vi ser på Brøndby Kommunes totale forbrug over tid, så ser vi både økonomiske og miljømæssige fordele.

For at opnå målsætningen om at begrænse Brøndby Kommunes indkøb, arbejder Brøndby Kommune med, at få lavet kontrakter med krav til leverandørerne om at tage defekte produkter retur og reparere dem, i stedet for at erstatte produkterne med nye. Den længere levetid på produkterne, vil som en ekstra miljømæssig gevinst, medføre mindre emballage og i sidste ende også mindre affald.

I Strategi Brøndby 2030 er det politisk besluttet, at Brøndby Kommune skal mindske Kommunens klimamæssige fodaftryk. Brøndby Kommunes indkøb kan være med til at mindske Kommunens klimamæssige fodaftryk ved at reducere CO2 aftrykket fra indkøb. Når vi ser frem mod år 2050, er målsætningen at reducere CO2-aftrykket fra indkøb med 50 procent (baseline 2022). Brøndby Kommune laver løbende CO2 rapporter, der både fungerer som status på området og giver et indblik i hvor Brøndby Kommune kan sætte ind og forbedre den fælles indsats.

Brøndby Kommune vil:

• Reducere kommunens årlige indkøb på udvalgte varegrupper.
• Udvide produkternes anvendelsesperiode, ved bl.a. at indkøbe produkter af højere kvalitet og prioritere produkter, som kommer med en udvidet garanti og hvor reservedele er tilgængelige.
• Arbejde med nøjsomt forbrug og forebyggelse af indkøb ved at se på det reelle behov.

Miljøet skal tænkes ind i hele værdikæden

I Brøndby Kommune ved vi, at vi hurtigere opnår Kommunens bæredygtige målsætninger, ved at tænke på indkøb igennem hele værdikæden, frem for blot at fokusere på produkternes ejerskabsperiode. Derfor indeholder Brøndby Kommunes udbud krav til både kvaliteten på råvarerne, deres forarbejdning og produktion, fragt, håndtering af varer, lageropbevaring og selve fragten til Brøndby Kommune. Når produkterne ikke længere kan anvendes, starter efterlivet, hvor der lokalt tænkes i genbrug, genanvendelse og i sidste ende korrekt affaldssortering.

Brøndby Kommune har i klimaplan 2030 besluttet, at Brøndby Kommune vil være affaldsfri i år 2050, hvilket stiller store krav til videreudvikling af Brøndby Kommunes lokale affaldsforebyggelse og initiativer i form af byttehuse, reparationscaféer og upcykling (kreativ genbrug). I lige så høj grad stilles der krav til Brøndby Kommunes leverandører om at tage aftjente produkter og emballage retur og sørge for genproduktion.

Bæredygtige leverancer

På den store skala skal Brøndby Kommune have færre og grønnere leveringer. Brøndby Kommune skal mindske antallet af leveringer ved at have fokus på nøjsomt forbrug og samle indkøbene. Indkøbere i Brøndby Kommune vil derfor opleve, at der kan være leveringsgebyrer, på små ordrer. I samarbejde med Brøndby Kommunes leverandører, sætter Brøndby Kommune fokus på bæredygtige leverancer og aftaler længere leveringsfrister og færre leveringsdage på relevante varegrupper, for at muliggøre alternative leveringsformer der er bedre for miljøet.

Eksempel: På Brøndby Kommunes IT område, er der lavet kontraktkrav om, at indkøb skal leveres via skib frem for fly, hvilket har en stor effekt på kommunens CO2 regnskab for indkøb.

På baggrund af grundige markedsdialoger, stiller Brøndby Kommune krav om grønne køretøjer i alle relevante udbud. Med grønne køretøjer refereres der både til eldrevne og fossilfrie (el, brint, biodiesel, biogas eller HVO) køretøjer, hvis leverandørerne kan imødekomme kravene uden, at det medfører væsentlig merpris, brugs- eller kvalitetsudfordringer. Kravet om grønne køretøjer spiller en væsentlig rolle i Brøndby Kommunes mission om at reducere CO2-aftrykket fra indkøb og i at forbedre borgernes sundhed gennem bedre luftkvalitet.

Brøndby Kommune vil:

• Reducere kommunens CO2-aftryk fra indkøb.
• Have færre leveringer. Brøndby Kommune skal nedsænke antallet af leveringer ved at have fokus på nøjsomt forbrug og samle kommunenes indkøb.
• Stille krav og tænke bæredygtighed ind i hele værdikæden.
• Minimere Brøndby Kommunes forbrug af engangsressourcer og stille krav om cirkulær emballage i alle relevante udbud og kontrakter.
• Stille krav til ”grønne køretøjer” og accepterer længere leveringsfrister for at få miljørigtige leverancer.

Køb af miljømærket varer

Fra år 2020 – 2024 er det besluttet i Klimaplan for Brøndby, at andelen af indkøbte miljømærkede varer skal fordobles. Mærkerne som bl.a. Svanemærket, EU-Blomsten, Økologimærket og Den Blå Engel, gør det lettere at købe bæredygtigt ind, uden at være ekspert i kemikalier, energi- og vandforbrug, grænseværdier mv. Målet om flere miljømærkede varer bliver understøttet igennem Brøndby Kommunes indkøbssystem, hvor grønne produkter er fremhævet og hvor det er muligt at søge efter specifikke miljømærker. Brøndby Kommune gør det let at træffe de bedste valg for miljøet, ved at erstatte konventionelle varer, hver gang der eksisterer et miljømærket alternativ af minimum samme kvalitet og til en tilsvarende pris.

Økologi

I Klimaplan 2030 er det ligeledes besluttet, at alle Brøndby Kommunes kommunale køkkener skal have minimum sølv i det Økologiske Spisemærke (60 – 90 pct. af de indkøbte føde- og drikkevarer er økologiske) i år 2025 og i år 2030 skal køkkenerne have opnået guld (90-100 pct. økologi). Det kræver, at Brøndby Kommune i kommende fødevareudbud har fokus på, at der skal være et bredt udvalg af økologiske varer, så de kommunale køkkener har mulighed for at øge deres andel af økologiske indkøb.

Sammen med eksterne undervisere, opkvalificerer Brøndby Kommune køkkenpersonalet i de kommunale
køkkener og styrker medarbejdernes kompetencer inden for klimavenlig kost, bedre udnyttelse af råvarer og
mindre madspild. Rådgivningsforløbet understøtter ambitionerne omkring økologiprocenter og foregår i tæt
samarbejde med Brøndby Kommunes kostpolitik, så maden bliver tilberedt uden at gå på kompromis med
ernæringen og med hensynstagen til madkultur og indkøbsøkonomi. Køkkenerne i Brøndby Kommune skal
være i stand til at opretholde deres madbudgetter ved i større grad at handle sæsonvarer og lave mad med
mere grønt og mindre kød. Samtidig opnås der besparelser ved at udnytte råvarerne fuldt ud, hvilket også
bidrager til Kommunens ønske om at reducere madspild.

Brøndby Kommune vil:

• Fremhæve miljømærkede produkter i indkøbssystemet og gøre det let at fremsøge grønne varer via filtrering.
• Øge økologiprocenten i alle kommunale køkkener.
• Erstatte konventionelle varer med miljømærkede alternativer af minimum samme kvalitet.
• Opkvalificere køkkenpersonalet i de kommunale køkkener og styrke kompetencerne til at tilberede klimavenlig kost.

Brøndby Kommune tager samfundsansvar – også når det gælder social ansvarlighed. Brøndby Kommune stiller krav til leverandører og underleverandører om at overholde internationale konventioner. Som en standard i Brøndby Kommunes kontrakter kræver vi, at kommunens leverandører overholder bl.a. ILO’s konventioner og respekterer grundlæggende menneskerettigheder.

Social dumping

Brøndby Kommune går aktivt ind i kampen mod social dumping – også igennem Kommunens udbud. Derfor indeholder alle kommunens tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter en arbejdsklausul, som pålægger leverandøren at overholde danske løn- og arbejdsvilkår. Gennem kontrakterne pålægges leverandørerne et kædeansvar, så de bliver ansvarlige for, at deres underleverandører også overholder arbejdsklausulen. Det gør det nemmere for Brøndby Kommune at sikre, at klausulen overholdes af den, der udfører arbejdet.

Vi er med til at uddanne fremtidens arbejdsstyrke

I Strategi Brøndby 2030 er der en vision, som skal få flere borgere i uddannelse og beskæftigelse.

I sammenspil med Brøndby Kommunes Beskæftigelsespolitik, biddrager Brøndby Kommunes udbud til at der etableres flere uddannelses- og praktikpladser, så der i fremtiden kommer flere kvalificerede og fagligt dygtige folk på arbejdsmarkedet. I udbudsmaterialet sætter Brøndby Kommune minimumskrav til leverandører om, at de skal anvende personale under uddannelse, når det er muligt og sikkert. Den nye udbudslov som trådte i kraft januar 2023, giver lovmæssig opbakning og stiller krav på området, hvilket giver endnu bedre muligheder for at sikre anvendelse af lærlinge i alle større udbud.

Alle kan bidrage

Når man er leverandør til Brøndby Kommune, så medfølger der et samfundsansvar. Ved de kontrakter hvori det er hensigtsmæssigt, skal Brøndby Kommunes leverandører være indstillet på at gå i dialog med Kommunens Jobcenter om muligheden for at aktivere borgere, som har særlige udfordringer med at finde en plads på arbejdsmarkedet.

Når Brøndby Kommune køber ind, så er det for borgernes penge. Derfor har Brøndby Kommune et ansvar for,
at få flest mulige ressourcer for de penge Brøndby Kommune har til rådighed. Det gør Brøndby Kommune
blandt andet ved at indgå indkøbsaftaler for hele Brøndby Kommune og igennem Kommunens samarbejde
med Vestegnens Indkøbsforum (VIF). Når Brøndby Kommune indgår store aftaler, så opnår Brøndby Kommune stordriftsfordele og kan derfor frigive ressourcer til gode for borgerne.

Rammerne for udbud

Som offentlig myndighed er Brøndby Kommune forpligtet til at udbyde indkøb, som overstiger Europa-
Kommissionens fastsatte tærskelværdi på 1.644.638 kroner for vareindkøb og tjenesteydelser (pr. 1. januar 2024).

Kommunens bygge - og anlægsprojekter har en tærskelværdi på 41,3 mio. kr. og er ikke omfattet af
indkøbspolitikken.

Indkøb som er under tærskelværdien, skal i udbud, hvis kontrakten har klar grænseoverskridende interesse,
hvilket vil sige, at et andet land kan have interesse i at give tilbud på kontrakten. Øvrige indkøb under
tærskelværdien skal ikke i udbud, men indkøbene vil fortsat være underlagt Udbudslovens regler omkring
indkøb under tærskelværdien og de dertilhørende forvaltningsretlige principper.

Ved køb af produkter eller ydelser, som ikke er omfattet af kommunens indkøbsaftaler, skal købet foretages
i henhold til indkøbspolitikken. Alle indkøb, både over og under tærskelværdien, giver Brøndby Kommune
mulighed for at stille krav til de produkter, som Brøndby Kommune køber og til de leverandører som leverer.

Under tærskelværdi

• Indkøb skal i udbud hvis kontrakten har grænseoverskridende interesse
• Indkøb skal overholde udbudslovens regler omkring indkøb under tærskelværdien

Over tærskelværdi

• Indkøbet skal udbydes efter gældende udbudslov
• Der afholdes markedsdialoger og udbudsprocessen foregår i et tæt samarbejde med fagområderne

Vi tænker totaløkonomi

Når Brøndby Kommune tænker totaløkonomi ind i udbuddene, så betyder det, at Brøndby Kommune ikke kun fokuserer på prisen af en vare eller tjenesteydelse, når den handles, men vurderer købet ud fra de totale levetidsomkostninger. Ejerskabet af et produkt, eller anvendelse af en tjenesteydelse handler derfor i høj grad om anskaffelsespris, brugsperiode, udgifter til drift, service, vedligeholdelse og i sidste ende også bortskaffelse. Brøndby Kommune skal sammenholde de totale levetidsomkostninger med en Livscyklusanalyse, for at medregne de potentielle miljø- og klimapåvirkninger, samt det ressourceforbrug der er forbundet med varen eller tjenesteydelsen. De tilbud Brøndby Kommune modtager fra leverandørerne på Kommunens udbud, bliver derfor evalueret og tildelt ud fra en grundig evaluering af både kvalitet, miljø og pris. På den måde indgår Brøndby Kommune de bedste aftaler for Brøndby Kommune, med fokus på en bæredygtig profil.

E-handel effektiviserer indkøbsprocessen ved at nedsætte transaktionsomkostninger, lige fra ordreafgivelse til fakturahåndtering, bogføring og betaling til leverandører. At processen bliver elektronisk, betyder at større og mindre administrative opgaver bortfalder, og der opstår færre fejl.

Brøndby Kommunes målsætning er, at alle kommunens varer handles gennem Brøndby Kommunes indkøbssystem. Indkøbssystemet håndterer forskellige typer af e-handel, så indkøb af varer og tjenesteydelser er tilpasset den aftale, der handles på, og de behov Brøndby Kommune har.

E-handel i indkøbssystemet er derudover med til at understøtte en bedre styring af kommunens indkøb, så Brøndby Kommune rent faktisk handler ind på de indkøbsaftaler, som Brøndby Kommune har indgået.
Indkøbssystemet fungerer også som en løftestang for Brøndby Kommunes mange bæredygtige mål. Her har Brøndby Kommune mulighed for at tilpasse sortimentet, så konventionelle varer erstattes af bæredygtige alternativer, hver gang det giver mening.

Brøndby Kommune ønsker en så høj e-handelsgrad som muligt og vil hele tiden arbejde på nye tiltag til at løfte e-handelsgraden.

Når der handles varer og tjenesteydelser igennem indkøbssystemet, opnår Brøndby Kommune:

• Effektivisering af indkøbsprocessen, som nedsætter transaktionsomkostninger
• Elektronisk håndtering af større og mindre administrative opgaver, som giver færre fejl
• Sikring af en høj compliance
• Større indkøb af bæredygtige varer

SKI

SKI er Statens og Kommunernes Indkøbsservice. Fællesskabets volumen og dets muskler kan flytte markeder, som Brøndby Kommune som deltagerkommune, kan gøre brug af. Når Danmarks kommuner går sammen om fælleskommunale indkøbsaftaler i SKI, bliver det muligt at vælge et miljømærket sortiment på indkøbsaftalerne, til gode priser.

Når der skal konkurrenceudsættes aftaler, sker det gennem SKI, når det er muligt. Hvis ikke SKI udbyder området, samarbejder Brøndby Kommune med Vestegnens IndkøbsForum, om at få indgået fælles aftaler. Når hverken SKI eller VIF laver aftaler på udbudsområderne, gennemfører Brøndby Kommune egne udbud.

Vestegnens Indkøbsforum

Brøndby Kommune er en del af Vestegnens Indkøbsforum (VIF), som er et indkøbsfælleskab bestående af Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre, Ishøj, Rødovre, Tårnby, Vallensbæk kommuner. Formålet med indkøbsfællesskabet er at samle indkøbsaftaler og udbud i større kontrakter og dermed opnå stordriftsfordele, ligesom det giver Brøndby Kommune mulighed for at konkurrenceudsætte flere områder. VIF har et godt samarbejde på tværs og bruger hinanden til sparring, inspiration og netværk.

Det lokale samarbejde

På de områder hvor Brøndby Kommune går under tærskelværdierne og skal lave indkøbsaftaler efter gældende regler, har Brøndby Kommune et ønske om at støtte og fremme lokale leverandører på Kommunens varer og tjenesteydelser. Når Brøndby Kommune køber lokalt ind, så forkortes vejen fra producent til forbruger, og Brøndby Kommune nedbringer hermed Brøndby KommunesCO2 mængde. Gennem det lokale samarbejde støttes Brøndby Kommunes ildsjæle og er med til at opretholde større mangfoldighed og liv i lokalområdet.

POGI

Brøndby Kommune er medlem af Partnerskabet for offentlige grønne indkøb (POGI), som er et netværk for offentlige organisationer, der ønsker at gøre en målrettet indsats for miljøet gennem grønne indkøb.

Partnerskabet arbejder konstruktivt og åbent med at udvikle konkrete indkøbsmål, der har en effekt på miljøet lokalt, såvel som globalt. Medlemskabet er ambitiøst og sammen med POGIs andre medlemmer, er Brøndby Kommune i fællesskabet med til at drive markedet mod mindre miljøbelastende produkter og løsninger.